Monitoramento de publicações por OAB quando o escritório tem vários advogados

Monitorar publicação por número de OAB é problema resolvido quando a inscrição é uma só. O recorte da seccional manda um e-mail, alguém lê, acabou. Na escala do escritório o mesmo arranjo começa a doer, e ele doe num lugar que não aparece na página de nenhum fornecedor: na triagem da manhã.

Este texto é sobre a parte operacional, que é a que dá para consertar sem contratar ninguém. A contagem oficial do prazo e a responsabilidade pelo acompanhamento continuam sendo do processo e de quem advoga nele.

O que muda quando são cinco inscrições e não uma

A conta parece linear e não é. Com cinco advogados cadastrados em cinco recortes diferentes, são cinco e-mails que chegam em cinco caixas, em horários diferentes e em formatos diferentes. Quem faz a triagem precisa abrir todas, todo dia útil, e é essa repetição que cansa antes de qualquer outra coisa.

Some a inscrição em mais de uma seccional, comum em quem atua em estado vizinho. Aí não são cinco fontes, são sete ou oito, e a única pessoa que sabe quais estão cobertas é a que montou o arranjo. Quando ela sai de férias, ninguém mais sabe.

O buraco não é o alerta que falta. É a ausência de uma visão única: uma lista do dia, com o que saiu em nome de quem, para quem tria conseguir distribuir antes de o escritório começar a trabalhar.

E tem a parte silenciosa. Quando o recorte de uma seccional falha, o escritório não percebe, porque um e-mail a menos no meio de cinco é indistinguível de um dia sem publicação naquela inscrição.

Onde o recorte digital da seccional para de servir o escritório

O recorte digital das seccionais é bom, é gratuito para o inscrito adimplente e tem escala real: a OAB do Rio de Janeiro fala em mais de 200 mil colegas usando o dela. Para quem advoga sozinho, ele costuma bastar. Vale entender onde ele para.

Ele é por seccional. Cada estado tem o seu, com cadastro próprio, formato próprio e cobertura própria do Diário nacional. Não existe painel do escritório, e não existe soma de inscrições de estados diferentes num lugar só.

Ele entrega por e-mail, e só. Não há consolidação por escritório, não há separação por advogado dentro de um relatório único, e não há registro de quem já leu o quê.

E ele cai. Há reclamação pública de consulta de intimações de seccional fora do ar por mais de uma semana. Canal gratuito que cai é aceitável; o que não é aceitável é o escritório não saber que ele caiu.

As três formas de cobrir o escritório, e quando cada uma ganha

1. Suíte jurídica completa. Ganha quando o escritório já precisa do resto: controle de processos, financeiro, prazos da equipe, relatório para o sócio. O monitoramento vem junto e montar algo por fora não faz sentido. A cobrança costuma ser por usuário, então o custo cresce exatamente na mesma direção do problema.

2. Uma pessoa fazendo a triagem. Ganha quando já existe alguém com essa rotina montada e um segundo par de olhos revisando. É a forma mais flexível e a mais cara por hora, e herda o ponto fraco de toda rotina humana: férias, saída e semana ruim.

3. Vigília dedicada pelas inscrições. Ganha quando o escritório quer a conferência diária garantida sem comprar uma suíte inteira, e quer a lista consolidada em vez de cinco caixas. Não substitui gestão de processos, e ferramenta que promete as duas coisas pelo preço de uma costuma entregar metade de cada.

A pergunta honesta é a mesma do advogado sozinho, com outro peso: vocês estão comprando gestão do escritório ou a certeza de que a publicação não passa? Se for a segunda, pagar mensalidade por usuário pela suíte inteira é caro pelo que o escritório de fato vai usar.

O que exigir de qualquer solução de escritório

Busca pela inscrição, nunca por lista de processos cadastrados. A lista só encontra o que alguém lembrou de cadastrar, e num escritório o que ninguém cadastrou é justamente o processo que entrou na semana cheia.

Um relatório só, separado por advogado. Se a ferramenta entrega um aviso por inscrição, ela devolveu o problema da triagem com outro nome.

Memória do que já foi visto, item por item. Sem isso a mesma publicação reaparece a cada varredura e a triagem passa a filtrar repetição na mão, que é o trabalho que faz a rotina ser abandonada.

Aviso explícito quando a consulta falha, com a data da última leitura que deu certo. No escritório isso pesa mais do que no caso individual, porque ninguém distingue silêncio de fonte no meio do volume.

Prazo sempre rotulado como estimativa. Prazo em dobro, suspensão, feriado local e prazo fixado pelo juízo são do processo. Ferramenta que apresenta contagem automática como oficial está vendendo risco, não serviço.

Cobertura declarada por escrito. Vigília cobre o canal que ela consulta. Comunicação que exige ciência pessoal da parte continua fora, e quem não disser isso está omitindo.

Entrada e saída de advogado sem atrito. Composição de escritório muda, e incluir ou tirar inscrição não pode depender de abrir chamado e esperar.

Como o plano de escritório da Vera faz essa triagem

A Vera é o Vigia de Intimações da Contrate Agentes. No plano de escritório ela roda hospedada por nós, sem instalação em máquina nenhuma do escritório, e consulta a API pública de comunicações processuais do CNJ, a mesma fonte oficial do Diário nacional, procurando cada inscrição cadastrada.

Em vez de um aviso por inscrição, sai um e-mail por dia útil, às 6h30, com o escritório inteiro dentro e separado por advogado. Cada item vem com tribunal, órgão, número do processo, nome das partes, tipo da comunicação, o teor publicado e o link para a fonte oficial.

Onde o tipo da comunicação permite, vai o prazo estimado, contado em dias úteis com feriados nacionais e recesso forense descontados, e escrito como estimativa em todo lugar. Onde não permite, o relatório diz isso em vez de inventar uma data. Perto do vencimento estimado chega um lembrete, e um link dá baixa no prazo já cumprido para ela parar de lembrar.

Quando a API do CNJ oscila, e ela oscila, o relatório diz que não conseguiu consultar e mostra qual foi a última leitura boa, em vez de mandar um dia limpo que não existiu.

O plano cobre até 5 inscrições por R$ 197 por mês, o mesmo valor tendo uma ou 5 cadastradas, e o cadastro é número de OAB e UF de cada advogado. Nenhum acesso ao sistema do escritório, nenhuma procuração, nenhum certificado digital.

E se o escritório tem mais de cinco advogados?

O plano cobre 5 inscrições. Acima disso, cada inscrição extra custa R$ 29 por mês, cadastrada na mesma conta e entrando no mesmo relatório diário.

Cada advogado precisa instalar alguma coisa?

Não. No plano de escritório a vigília roda hospedada, e o que o escritório faz é declarar número de OAB e UF de cada advogado numa página. O relatório chega por e-mail para quem o escritório indicar.

Isso substitui o recorte digital da seccional?

Não precisa substituir. O recorte continua gratuito e continua valendo como segunda rede. O que o plano resolve é a consolidação das inscrições num relatório só e a conferência diária que não depende de ninguém lembrar.

E se o escritório já paga uma suíte jurídica?

Se a suíte já monitora as inscrições de todo mundo e alguém de fato lê o que ela mostra, é redundância e não vale a pena. O plano existe para quem não quer contratar a suíte inteira para resolver a vigília, e para quem tem a suíte e mesmo assim confere na mão.

Precisa pagar alguma consulta ao CNJ?

Não. A API de comunicações processuais do CNJ é pública e gratuita, e é a mesma fonte que alimenta o Diário nacional. O que qualquer ferramenta do mercado cobra é a vigília e o aviso, não o dado.

O prazo que sai no relatório é o prazo oficial?

Não, e isso está escrito em toda comunicação. O prazo exibido é estimativa pela regra geral, com feriados nacionais e recesso forense descontados. A contagem oficial é a do processo, e a responsabilidade profissional pelo acompanhamento continua inteiramente do escritório.